Comienzo mi post haciendo una apuesta con el lector. Elija al azar la primera compañía de servicios o de productos (como líneas aéreas, compañías telefónicas, energéticas, retail, pizzerías, etc.), que le venga a la mente. Puede incluir, si así lo desea, oficinas gubernamentales, ayuntamientos, ministerios, diputaciones, etc., y a continuación le invito a que llame por teléfono a su servicio de atención al cliente/ciudadana.
Sin temor a equivocarme, invariablemente le atenderá una locución que le dirá algo más o menos así: “Bienvenido a nuestro centro de atención al cliente/usuario/ciudadano de XXXXX, debido a la situación actual por la pandemia del COVID-19 los tiempos de espera son más altos de lo habitual, le rogamos que visite nuestra web, donde encontrará los mismos servicios y podrá realizar las mismas gestiones que puede hacer por teléfono. Si desea continuar permanezca a la espera para ser atendido”. Los anglosajones la llaman un virtual switchboard (conocida como centralita virtual en castellano), pero a mi me gusta llamarlas voces espeluznantes (y también tengo para ellas un nombre en inglés: creepy voices).
Vayamos por partes. En primer lugar, la locución te sugiere que si navegas por la web de la entidad puedes hacer lo mismo que por la vía telefónica, y es aquí donde doblo mi apuesta. De ninguna manera puedes hacer exactamente las mismas gestiones vía web que por teléfono, especialmente si no puedes encontrar lo que buscas en la web, que es lo más habitual. La mayoría de las páginas web de las empresas son verdaderos galimatías ininteligibles. En realidad el mensaje que la entidad está enviando es: “no nos molestes y búscate la vida en nuestra web… ¡suerte!”
Las empresas y entidades creen que las centralitas virtuales son un paso adelante en la atención al cliente, cuando en realidad son 3 saltos mortales hacia atrás que favorecen la destrucción de las relaciones con los clientes. Evidentemente los proveedores de estos servicios se sentirán ofendidos en lo más profundo por mis palabras. Los más honestos reconocerán que sus soluciones son poco óptimas o excesivamente básicas en cuanto a servicio, sin embargo alegarán también que cuentan con sistemas de rendimiento superior, más robustos, completos y con altas prestaciones.
La verdad es que aunque una empresa se pueda permitir pagar por el servicio de centralita virtual más completo, eso sólo significa que la voz de la locución es menos robótica comparada con la del servicio básico, asimismo tendrá un mayor número de enrutamientos, grabaciones de llamadas, variedades de música en espera o alguna perlita ornamental más.
En segundo lugar, en las locuciones se incluye la ya omnipresente frase “debido al COVID-19” que es la antesala ineludible para excusarse sobre aquello que no puede hacerse. El COVID-19 es un virus sumamente desconocido en sus consecuencias y tratamiento, pero algo que no sabíamos es que, paralelamente al serio impacto en la salud de las personas y al arduo trabajo que muchos profesionales realizan para luchar contra este mal, el COVID, con todos mis respetos, también ha demostrado infectar con un alto grado de incompetencia a casi todas las organizaciones y oficinas gubernamentales.
En realidad, las crisis (según la filosofía japonesa) deben servir para hacer una pausa y repensar los procesos, para ajustar en términos de necesidades de los clientes, para replantear políticas desactualizadas o inoportunas, para simplificar procesos otrora engorrosos, en definitiva, como una oportunidad, motivación y estímulo para mejorar, no para justificar por qué no somos capaces de hacer las cosas.
Antes del COVID-19 muchas organizaciones ofrecían un pésimo servicio y hoy lo siguen haciendo, la única diferencia es que ahora es más vendible argumentar que ese mal servicio se debe a “algo” que está fuera de su control, eso en realidad se llama deslindarse de su responsabilidad y en mis palabras lo llamo política de cobardía corporativa (o gubernamental).
Las organizaciones se esconden detrás del COVID-19 para decir por qué no hacen lo que deberían hacer (de ahí que digan “debido al COVID-19 no podemos atenderle”). Desde mi punto de vista, deberían utilizar al COVID pero en otro sentido, por ejemplo con locuciones (y servicios consecuentes desde luego) que dijesen: “a pesar del COVID-19 seguimos atendiendo con prontitud y eficacia”. Sólo por la redacción de los mensajes queda claro el mensaje que cada uno quiere enviar a sus clientes.
En tercer lugar, algunos mensajes incluso terminan la locución con la frase, “por lo que no podremos atenderle” y a continuación te cortan la llamada, que es el equivalente a que un empleado de la empresa te cuelgue el teléfono. Una empresa de servicios o una entidad de atención ciudadana, hay que decirlo con todas sus letras: DEBE atender las llamadas de sus clientes/usuarios y voy un paso más allá: TODAS las llamadas de sus clientes/usuarios. Esto no es opcional ni negociable.
De hecho en algunas centralitas se puede advertir que de forma aleatoria pueden arrojar locuciones del tipo “manténgase a la espera que en breve le atenderemos” o bien “no podemos atenderle por el momento”, pero esto no responde a demanda de llamadas, sino a una simple programación, es decir, la propia entidad programa para que salte un mensaje u otro alternadamente. Resultado: quitarse de encima al 50% de los clientes/usuarios que llaman.
Aún así, y teniendo en cuenta las limitaciones de personal y de infraestructuras, es completamente factible que la atención pudiese ser un poco más decente. Por ejemplo, debido a que algunas locuciones le piden que se identifique con su número de carné de identidad, con su número de póliza o con su número de teléfono, podrían tener la amabilidad de devolverle la llamada cuando ellos (porque han sido ellos) no han podido [querido] atender su llamada. Que no le engañen, la tecnología actual permite realizar este proceso y sería una gran oportunidad para las organizaciones en lo que se refiere a la atención al cliente. Sólo requiere una inversión mínima, pero eso sí, voluntad para querer hacerlo, y los beneficios se reflejarían abundantemente en la cuenta de resultados, ¡qué pena que no se den cuenta de algo tan básico!
En cuarto lugar, se encuentran los conocidos como menús de opciones IVR (Interactive Voice Response), es decir aquellos en donde la locución le pide que diga números, letras o frases para interactuar con el menú y dirigirle (con mucha suerte) a la plataforma de atención correcta. Y aquí planto mi última apuesta, ¡todo o nada!. Llame por teléfono a una empresa que cuente con esta “avanzada tecnología” mientras se graba en vídeo con el móvil o al menos mientras se mira al espejo. Podrá ver su cara de perfecto infeliz y advertirá a todas luces lo estúpido que le hace lucir su empresa de confianza o la entidad que le gobierna. Para que encima el sistema le envíe al departamento equivocado.
En quinto lugar, la espera al teléfono… ¡y muchas veces con una música horrible! De acuerdo con el Observatorio de Atención al Cliente 2019 – BVA, el 69% de los clientes en España cuelgan antes de 1 minuto si se les mantiene a la espera. Ello significa que las organizaciones pierden a 3 de cada 4 clientes/usuarios por minuto. ¿Y quiere que le cuente la peor parte? Las empresas conocen estos datos, pero no les interesa. Las organizaciones cometen un grave error con esto, ya que anteponen las políticas de la empresa al feedback, sugerencias, quejas y observaciones que pueden hacer sus clientes. Esta es una oportunidad que vale oro molido, ya que un cliente puede dar una idea para una nueva presentación de un producto, una simplificación de un servicio, detectar una errata o incluso para fidelizarle.
Por desgracia el COVID es una de esas cosas que no llegó y se irá como una moda, sino que lo verán nuestros hijos y nietos no natos. Pero la gran diferencia la harán las organizaciones que tomen al COVID (o a cualquier obstáculo) como una promesa al cliente para dar incluso un mejor servicio “a pesar de la pandemia” y no para justificar, muchas veces sin siquiera estar relacionado con el virus, que “debido a la pandemia” ahora todo lo que hacen mal se justifica o debe perdonarse.
Invito al lector a que se manifieste con sus operadores de servicios, con sus empresas y con sus oficinas de gobierno locales y nacionales para que no le sigan viendo la cara… sólo recuerde el video de usted hablando con la máquina, quizá eso le de el coraje suficiente para empujar en el mismo sentido que yo. Mi lucha es porque las organizaciones tengan un capital humano de mayor calidad y un servicio excepcional. Por cierto, si usted trabaja para una empresa que utiliza estas estrategias puede contratarme para que les ayude a evitar el fracaso, porque no se equivoque, con COVID o sin él, los clientes cada vez están mejor informados y exigirán mejor atención al cliente.