Mes: septiembre 2015

La quimera de las empresas: La multitarea

La oferta de empleo puntualiza “se necesita persona proactiva, multitarea y resolutiva”. Suena bastante familiar ¿cierto? Sin embargo el técnico de recursos humanos que publicó la oferta no se da cuenta del disparate que ha realizado. La multitarea en realidad no existe; no al menos en los seres humanos. Esto no es una opinión personal sino una extensión de amplios y profundos estudios neurocientíficos que lo demuestran desde hace más de 3 décadas. Estos estudios tienen su base en la atención. Sin la atención al máximo no podemos lograr metas de forma eficaz.

Cuando un ser humano hace dos tareas a la vez sólo puede realizar una de dos acciones posibles. La primera es dedicar un porcentaje “X” de atención a la tarea «A», y otro porcentaje “Y” a la tarea «B». La suma de “X” e “Y” nunca puede ser superior al 100% del total de atención del individuo, por lo tanto lo que hace esa persona es dividir su atención. Eso significa, por ejemplo, que puede prestar 80% de su atención a una cosa y 20% a otra, dependiendo de su prioridad o interés, pero jamás podrá prestar un 100% de atención a la tarea «A» y otro 100% a la «B» ya que la atención es finita –si no lo fuese, entonces sí que hablaríamos de multitarea. Lo mismo opera cuando se ejecutan 3, 4 ó 10 acciones a la vez, la atención se divide. Esto significa que cuantas más tareas ejecutas menos “atento” estás a cada una de ellas y por tanto tu porcentaje de eficacia para resolverlas cae dramáticamente.

La segunda alternativa se llama conmutación de tareas, que consiste en dedicar el total de la atención a una actividad y luego ejecutar un cambio drástico de atención debido, por ejemplo, a un imprevisto. Piensa cuando estás concentrado redactando un e-mail y de pronto suena el teléfono y atiendes la llamada. Imaginando que dejas de redactar y sólo respondes al teléfono, caes en el supuesto de conmutación, lo cual afecta tu concentración –que no tu atención– por la acción inesperada, sin embargo esto es algo inevitable en el día a día; siempre llegará un compañero a preguntar una cosa, un cliente entrará para ser atendido, etc. Sin embargo la conmutación no es preocupante, de hecho es una competencia específica que se puede ejercitar, se llama adaptabilidad. Pero si intentas la multitarea –redactar el e-mail mientras sostienes la conversación al teléfono–, que sólo es propia de los procesadores de los ordenadores, se ralentiza la ejecución de tareas, incrementa los porcentajes de error humano, genera cansancio anormal, minimiza la contundencia para solucionar problemas y en general diluye la productividad.

De ahí que la frase publicada por el técnico de recursos humanos digamos que es, por decirlo educadamente, chusca. “Persona proactiva, multitarea y resolutiva”. Para empezar si la palabra “proactivo” existiese en el diccionario sería todo un poco más serio. Pero pasemos esto por alto. Ser proactivo no encaja con ser multitarea ya que una persona proactiva –según las acepciones comúnmente aceptadas– debe no sólo tener iniciativa, sino responsabilizarse (lo que en inglés se conoce por accountability) por alcanzar los resultados de forma óptima, lo cual no es posible, debido a lo anteriormente comentado sobre la atención; así que la persona multitarea, en realidad no puede alcanzar resultados de forma óptima, y por tanto sería irresponsable decir que puede ser accountable por los resultados –y por tanto, proactivo. Y la frase termina adornándose con la palabra “resolutivo” que, en términos de la multitarea es prácticamente su antónimo, por tanto la frase en cuestión es una verdadera quimera.

En resumen, es inútil buscar empleados multitarea, el esfuerzo debe realizarse para buscar colaboradores que realicen conmutación efectiva de tareas o en su defecto formarles para ello mediante el fortalecimiento de competencias concretas como la concentración, la adaptabilidad, la visión estratégica y la flexibilidad. Sostener que la multitarea no existe no quiere decir que no seamos capaces de hacer varias cosas a la vez, claro que podemos, pero jamás de forma eficaz, que es lo que interesa en las organizaciones. La multitarea es culpable de fallos que van desde errores en la cuenta recibida en un restaurante hasta accidentes de aviación. Mi recomendación es que no intentes ser multitarea, mejor concéntrate en ser eficaz (y por favor no respondas a esa oferta de empleo, ¡seguro que la publicó alguien “multitarea”!).

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La ruina silenciosa de las empresas: La mala comunicación

Seguro que más de una vez te has registrado en una plataforma web y luego de introducir los datos y hacer clic en el botón “enviar” salta un campo señalado en rojo indicando que “la contraseña debe tener como mínimo 8 caracteres”. Acto seguido, corriges, haces clic en “enviar” y reaparece el mensaje: “la contraseña debe tener al menos una letra mayúscula”, y para no hacer demasiado larga la historia los mensajes continúan con leyendas como “debe tener al menos un carácter especial”, “debe tener al menos un número”, “no puede tener dos mayúsculas consecutivas”, etc. Y después de corregir 6 ó 7 veces adaptándote a la información proporcionada a cuentagotas, te salta un último mensaje: “esta contraseña ya está registrada, elija otra distinta”.

Esto no tiene nada que ver con seguridad informática, tiene que ver exclusivamente con una pésima comunicación. Un cuadro contextual que indicase las pautas para elegir la contraseña ahorraría mucho tiempo, esfuerzo y dolores de cabeza. ¡Incluso para los informáticos que desarrollan el código serían más simples las validaciones! Pero esto también ocurre cuando te piden que expongas en la próxima reunión el avance de “X” proceso. Dedicas, por ejemplo, una mañana entera a prepararlo todo, y cuando llegas a la reunión te comunican que tienes 2 minutos para exponer como máximo 3 diapositivas aún cuando preparaste un discurso para unos 25 minutos, 20 diapositivas y material para dar soporte. Otra vez, pésima comunicación. O quizá en tu compañía se ha roto la pieza de una máquina y te piden que la compres ofreciéndote especificaciones muy escuetas. Cuando la pieza llega resulta que “no encaja en la máquina”.

Los 3 ejemplos anteriores tienen una cosa en común: coste para la organización. Gestionar proyectos, por desgracia, alberga una tendencia a compartir únicamente la información esencial para su ejecución, y si hay más información que deba tomarse en cuenta se deja a la obviedad. Esto genera por ejemplo, una diferencia en las expectativas de todos los que participan en el proyecto. A veces en el project charter se comunican las expectativas, pero éstas suelen cambiar con el tiempo, y es aquí donde nadie comunica estos cambios, muchos de los cuales suelen ser sustanciosos. Imagínate que el deadline original es el 31 de diciembre y luego se alarga el plazo al 31 de marzo. Si esto no se comunica genera gastos, molestias, esfuerzos innecesarios y ambientes de trabajo enrarecidos.

Otro problema es que a los involucrados se les trata como artífices de una única pieza del puzle, pero nunca se les informa del estado que guarda el puzle entero. Y aquí vamos de nuevo: a la gente con frecuencia se le explica para qué son los proyectos pero nunca el porqué de los mismos, lo que inhibe el alcance de mejores resultados. Una solución es que se aprenda, de la mano de un coach, cómo comunicar de forma eficaz. No siempre el problema es que los managers carezcan de habilidades comunicativas, sino que enfocan de forma errónea. La mayoría efectivamente prioriza la comunicación pero se centra en comunicar de la manera más simplificada y breve posible lo que se quiere hacer, y así ellos creen no estar “malgastando tiempo valioso y esfuerzo desmesurado”; pero la clave de la comunicación no debe poner en el centro al emisor, sino al receptor.

Te dejo 3 datos para reflexionar: El 56% de los riesgos de cada nuevo proyecto reside exclusivamente en la comunicación deficiente, lo cual significa pérdidas por 75 millones de dólares por cada billón invertido a escala global. Uno de cada tres proyectos fracasan debido a comunicación deficiente y uno de cada dos tienen un impacto negativo en el resultado final del proyecto. Por último, las organizaciones que comunican planificadamente sus proyectos alcanzan sus objetivos ajustándose a presupuesto y plazo con tasas 20% más altas que su competencia. La mala comunicación causa problemas y agrava otros, pero especialmente cuesta mucho dinero y resta posicionamiento a muchas compañías. La comunicación proactiva me parece muy importante ¿y a ti?